#Efektywność #facylitacja #zarządzanie #spotkania #refleksja #zaangażowanie #rozwój #adaptacja #przywództwo
Zaczyna się spotkanie. W pokoju siedzi grupa młodych, zaangażowanych ludzi. Pojawiają się dowcipy i panuje wesoła, swobodna atmosfera. Jedna z osób zaczyna prezentować nowy proces, który potencjalnie może przynieść wiele korzyści dla Klientów. W pewnym momencie swojej prezentacji dochodzi do slajdu o trudnościach i wyzwaniach stojących przed wdrożeniem. Najważniejszy zarzut to niespójność systemów i informacji w systemach, konieczność robienia zestawień w excelu ręcznie, brak odpowiednich narzędzi. W tym momencie zaczyna się przeszło 30 minutowa dyskusja o tym, dlaczego tak jest. Jedna osoba podaje przykład, druga podaje kolejny, który nagle zainteresował 3 osobę. 4 osoba wraca do przykładu 2 bo nie do końca się zgadza i chciałaby doprecyzować, ale w tym momencie 5 osobie się przypomniało, że kiedyś już taka propozycja była się nie sprawdziła…zaczyna się opowieść historii. Po pół godzinie pojawia się wniosek, że będzie trudno. Niestety czas spotkania się kończy i wszyscy rozbiegają się do swojej pracy. Jak często bierzesz udział w spotkaniach tego typu? Niestety na spotkaniach zaczyna pojawiać się coraz mniej osób, bo przecież nic z nich nie wynika… Tracimy zaangażowanie osób, rośnie poczucie frustracji. Coś w tym wszystkim nie działa… tylko co?
Spotkanie spotkaniem, można przeboleć. Problem w tym, że taki sposób działania przenosi się na obowiązki, potem na całe projekty. Realizujemy działania, spotykamy się i dyskutujemy, czasem udaje się ustalić cele. Od zadania do zadania od projektu do projektu…no i nie ma czasu… nie ma czasu, by się uczyć, nie ma czasu by się zaangażować w coś dodatkowego, nie ma czasu by pomóc drugiej osobie, bo jest w kropce, nie ma czasu… I wszyscy realizują swoje procesy niczym zaklęci w magicznym kręgu, wciąż tak samo, wciąż od nowa niczym w „Dniu Świstaka”…
Jak przełamać klątwę?
Przypomnijcie sobie, kiedy uczyliście się jazdy na rowerze lub pływania. Bardzo często zachęcani byliście by spróbować pojechać lub przepłynąć kawałek. Potem następowała pauza w której, albo zastanawialiście się co poszło nie tak i co należało zrobić inaczej albo, jeśli mieliście szczęście, osoba bardziej doświadczona wskazywała wam kolejne kroki. Następnie próbowaliście wdrożyć zmianę, a kiedy się to już udało, znowu następował etap krytycznego myślenia nad innym elementem procesu. I tak do czasu aż ruchy stały się automatyczne, a proces wystarczająco efektywny. Proste! Proces ten nazywa się refleksją i bazuje na próbie spojrzenia na efekty swoich działań obiektywnie „z zewnątrz”.
Poprzez zadanie sobie pytań i szczerą odpowiedź, co można robić lepiej nasz mózg podsuwa nowe, gotowe do przetestowania rozwiązania. Naturalnie proces ten można i należy przenieść na pracę zespołu i całej organizacji i w ten sposób budować firmę, którą Peter Senge w swojej książce „5 dyscyplina” określa mianem „organizacji uczącej się”.
Podnoszenie efektywności spotkań
Opisane na wstępnie spotkanie mogłoby zakończyć się zupełnie inaczej, gdyby ktoś w ostatnich 10 minutach zachęcił osoby do refleksji nad minioną godziną:
1) Czy był to dobrze wykorzystany czas? Tak nie? Dlaczego?
2) Co było wartościowego? Co warto kontynuować dalej?
3) Co można/trzeba ZMIENIĆ następnym razem, by spotkanie było bardziej efektywne.
Nie zawsze mamy wszystkie niezbędne kompetencje by np. prowadzić spotkania efektywnie. Wplecenie pętli, która pozwoli otrzymać informację zwrotną i zachęci do refleksji będzie prowadzić do rozwoju umiejętności oraz poczucia rozwoju i efektywności. Nie od razu muszą to być duże zmiany. Wystarczą drobne, ale konsekwentnie realizowane. O tym jak prowadzić efektywne spotkania możesz przeczytać więcej w moim poście tutaj.
Podnoszenie efektowności działań całej organizacji
Jak opisuje Charles Parry, Joseph Moore, Marilyn Darling w artykule z HBRP NR 97 (MARZEC 2011) zatytułowanym „Nauka na polu bitwy”, wplecenie w nasze działania pętli refleksji może stać się podstawą budowania przewagi konkurencyjnej. Autorzy opisują przypadek OPFOR-u, amerykańskiej jednostki wojskowej, której zadaniem jest szkolenie innych służb wojskowych. Szkolone oddziały, które często pełnią rolę przeciwników, niejednokrotnie mają większą liczebność, lepszy sprzęt czy dostęp do danych, jednak to przeważnie żołnierzom z OPFOR-u udaje się wygrać. Przewagą są procesy refleksji wplecione w działania bitewne, które następują po każdym istotnym wydarzeniu na polu bitwy, a także po zakończonych działaniach. OPFOR w ustrukturyzowany sposób analizuje każdą rozegraną potyczkę i zachęca swoich żołnierzy do szczerej analizy, co było dobrze, a co jeszcze wymaga poprawy. Realizując zatem dowolny projekt począwszy od prostego usprawnienia procesu, poprzez wdrożenie nowego oprogramowania w liczącej 2500 ludzi organizacji, zaplanuj odpowiednie punkty na refleksję i modyfikację działań oraz wyciągnięcie wniosków. Krótsze spotkania spokojnie możesz facylitować, przy większych projektach warto zaplanować facylitowane przez zewnętrznego konsultanta warsztaty. O procesie facylitacji możesz przeczytać więcej tutaj.
Globalizacja, rozwój technologii, wzrost skomplikowania biznesu. By sprostać wyzwaniom XXI wieku, niezbędna jest ciągła adaptacja i poszukiwanie, nowych bardziej efektywnych sposób realizacji działań i budowania wartości. Bez regularnej refleksji skazujemy siebie i swoje zespoły na utknięcie w „zamkniętym kręgu” i stopniowe pozostawanie w tyle pod kątem umiejętności, bo świat idzie drastycznie do przodu. Pomyśl o tym na kolejnym, nudnym spotkaniu…
Take away
Prowadząc spotkanie poświęć ostatnie 10 minut na zadanie pytań pobudzających refleksję. Zbierz wnioski i wdróż nowe podejście.
תגובות