Zarządzanie zmianą – dlaczego większość inicjatyw zmian zawodzi?

#zmiana #zarządzanie_zmianą #psychologia_zmiany

W ostatnich latach coraz częściej na różnych forach i w dyskusjach, pojawia się termin „change management”, albo bardziej po polsku „zarządzanie zmianą”. Na licznych szkoleniach i konferencjach menedżerowie, na całym świecie, uczą się modeli naukowych z pogranicza zarządzania, zarządzania projektami, psychologii czy socjologii. Skoro wszędzie dostępna jest wiedza, a firmy wydają rocznie miliony na szkolenie swoich pracowników z tych zagadnień, dlaczego nadal tak wiele inicjatyw kończy się niepowodzeniem? W niniejszym poście zasygnalizuję najważniejsze moim zdaniem zagadnienie, by rozwinąć je dokładniej w kolejnych w kolejnych publikacjach.

Zanim jednak przejdziemy do błędów, które popełniają organizacje w trakcie wdrażania zmiany, zróbmy krok w tył i zastanówmy się nad bardziej podstawowym zagadaniem. Co znaczy wdrożyć daną zmianę, powiedzmy nowy program albo nowy sposób działania w organizacji? Odpowiedź wydaje się oczywista. Wdrożenie jest skuteczne jeśli WSZYSTKIE kluczowe osoby realizujące dany proces rzeczywiście z niego z niego korzystają. Proste prawda? Jakie są zatem kluczowe warunki, by tak się zadziało? Widzę tylko dwa:

1) Każda z osób zaangażowanych w proces musi być w 100% przekonana, że warto zmienić sposób działania i…

2) musi umieć realizować swoje zadania w nowym procesie.

Mając kontakt z wieloma Klientami obserwuję, że firmy nauczyły się już dbać o ten drugi aspekt. Nieodzowną częścią wdrożeń nowych systemów są liczne, bardzo dobrze przygotowane szkolenia (stacjonarne i e-learningowe). Wielu Klientów korzysta z licznych symulacji, a rzeczywistość rozszerzona i wirtualna niosą za sobą wielkie nadzieje specjalistów ds. szkoleń. Firmy często jednak przystępują do tych działań, nie zadbawszy o punkt pierwszy: zbudowanie w pracownikach przeświadczenia, że warto coś zmienić…

W wielu krajach zrobienie prawa jazdy jest dowodem dojrzałości i wyczekiwanym momentem w życiu nastolatka. Chociaż przepisy drogowe i zasady komunikacji mogą się od siebie nieco różnić w zależności od kraju (np. ruch w Wielkiej Brytanii), często jednak opierają się na bardzo fundamentalnych, uniwersalnych założeniach; rozumianych podobnie przez wszystkich uczestników ruchu. Niektóre znaki np. STOP, albo światła czerwone – zatrzymaj się, zielone – możesz jechać dalej. Podobnie też w każdym kraju, by otrzymać prawo jazdy trzeba przejść egzamin i wykazać, że ma się niezbędną wiedzę i umiejętności do prowadzenia auta. Dlaczego zatem, kiedy jesteśmy w Szwajcarii, samochody na pomarańczowym świetle zatrzymują się 100 metrów wcześniej wiedząc, że zaraz światło się zmieni, zaś w Rio kierowcy tylko lekko zwalniają, kiedy „czerwone” jest w pełni? Jak to się dzieje, że w Grecji kierowcy komunikują się główne klaksonami? W Indiach natomiast ruch drogowy regulowany jest krzykiem. Nie można powiedzieć, że w poszczególnych krajach ludzie „nie potrafią” prowadzić samochodu. Co więcej, jak to się dzieje, że w danym kraju ludzie generalnie postępują z danym przepisem drogowym, a w innym całkowicie go ignorują? Kultura danego kraju pewnie pomyślicie… W rzeczy samej, ale czym ona jest, jak nie współdzielonym przez całe społeczeństwo przekonaniem o tym, co należy, co można, powinno się. Będę to wielokrotnie podkreślał, że zbudowanie tego przekonania (wokół zmiany) wewnątrz organizacji jest kluczem, absolutnym wymogiem sukcesu - brzytwą, która odcina udane wdrożenie od całkowitej porażki i powinno być celem 80% wysiłków osób kierujących danym projektem. Tak długo, jak nie uda Ci się zbudować przekonania, że warto coś zmienić, że tak będzie łatwiej, szybciej, lepiej, tak długo wstrzymaj się ze wszystkimi innymi działaniami. Szkoda Twojego czasu i wysiłku oraz energii w organizacji.

Z życia konsultanta

Za każdym razem kiedy nawiązuję współpracę z nowym Klientem staram się oszacować, na ile rozumie zmianę, przed którą stoi. Następnie analizujemy wspólnie z zespołem projektowym, czy decydenci, współpracownicy i inne grupy interesariuszy mają niezbędną wiedzę i doświadczenia, by zrozumieć konieczność zmiany? Czy poprzez komunikację i zaangażowanie ich w wypracowywanie rozwiązań jesteśmy w stanie im tą wiedzę przekazać? Tak długo jak odpowiedź brzmi "nie" tak długo wstrzymujemy się z dalszymi pracami.

Take-away

Czy osoby, których zmiana dotyczy, mają wystarczające doświadczenie, wiedzę i dostęp do kluczowych informacji, by zrozumieć konieczność projektu?