W ostatnich latach modne stało się hasło zarządzanie zmianą i podobnie jak z innymi pojęciami, których definicja nie została jasno sprecyzowana, często używane jest na wyrost. W poniższym wpisie chciałbym przedstawić, co ja rozumiem pod pojęciem zarządzanie zmianą, kiedy warto myśleć z tej perspektywy, a w których przypadkach warto skorzystać z innych narzędzi i modeli teoretycznych.
W moim rozumieniu zarządzanie zmianą to zespół technik, narzędzi i działań, które wykorzystujemy w organizacji, by wprowadzić nowy sposób działania, najczęściej realizowany przy okazji implementacji projektu. Postrzegam zarządzanie zmianą i zarządzanie projektami, jako dwie strony tego samego medalu wzajemnie się przeplatające i uzupełniające. Zarządzanie projektami skupia na koordynacji działań, by zgodnie z definicją w określonym czasie i w określonych zasobach zrealizować dane przedsięwzięcie, np. zaprojektować nowy produkt. W tym kontekście PM jest osobą, która czuwa nad harmonogramami, dobiera zasoby, ustala ramy komunikacji w zespole itd. Jego rola jest często techniczna (jeśli PM na to pozwoli!), polegająca na tym, by projekt został zrealizowany. Zarządzanie zmianą pojawia się na etapie implementacji danego rozwiązania i dotyczy takich procesów, które sprawią, że poszczególne grupy interesariuszy zaangażują się we wdrożenie i wspólnie będą działać na korzyść rozwiązania. Konkretne techniki wynikają ze znajomości konkretnej organizacji: jej kultury, modeli myślowych, przywództwa. Wiem, że wielu PM’ów czytających ten wpis w tym momencie zaoponuje: nie prawda! Przecież ważnym elementem każdego zarządzania projektami jest zarządzanie wartością dla beneficjentów! Nie ma bez tego dobrego projektu!. Cudownie by było słyszeć takie opinie częściej. Z doświadczenia jednak widzę, że w działaniach wdrożeniowych nawet firmy doradcze bardzo sprawnie zarządzają częścią projektową, zupełnie zapominając o drugiej stronie medalu, jaką jest dbanie o wartość, doświadczenie i budowania zaangażowania pracowników, klientów, czy sponsorów. Piszę tu świadomie o doświadczeniu, gdyż to jak postrzegane jest wdrażane rozwiązanie bardzo mocno zależy, od tego jak poszczególne osoby były traktowane w trakcie projektu, na ile czuły się słuchane i angażowane, na ile brano ich zdanie pod uwagę. W tym kontekście głównymi narzędziami pomagającymi zarządzać zmianą są narzędzia facylitacji, komunikacji oraz warsztatowej pracy z grupą, pozwalające zadbać o właściwe doświadczenie. Jak widać końcowy efekt, jakim jest przyjęcie lub odrzucenie rozwiązania wcale nie musi zależeć od jakości czy cech samego rozwiązania, a może być efektem zupełnie innych procesów psychologicznych, które wpływają na ostateczną percepcję. Zarządzanie nimi jest kluczowe dla powodzenia każdego projektu.
Kiedy zatem o zarządzaniu zmianą trudno mówić? Moim zdaniem w kilku sytuacjach:
1) Zmiany personalne
2) Zmiany w zespole (o ile nie są dramatyczne)
3) Regularne zmiany w ramach procesów
W pierwszym przypadku zmiana na stanowisku np. dyrektora zarządzającego oczywiście potrafi być olbrzymią zmianą dla organizacji i pracujących tam osób. Objęcie nowej roli wymaga oczywiście podjęcia szeregu działań PR-owych, oraz pomagających budować autorytet danej osoby oraz zespół, ale póki nie zamierza ona podjąć konkretnych kroków, raczej trudno tu mówić o zarządzaniu zmianą. W momencie, kiedy ta osoba będzie chciała wdrażać nową wizję, usprawnienia lub modele biznesowe wtedy dopiero przydatne mogą się okazać narzędzia zarządzania zmianą. Kiedy w zespole pojawia się nowy członek, możemy mówić o zmianie, ale wymaga ona raczej technik budowania zespołu, a niżeli zarządzania zmianą. W ostatnim przypadku w organizacji jest dużo drobnych zmian, które przechodzą bez echa i nie wymagają dużego zarządzania poza prostą komunikacją.
Dlaczego takie rozróżnienie jest istotne? Z kilku powodów: po pierwsze dlatego, że w każdym przypadku będziemy stosować inne ramy teoretyczne oraz co za tym idzie inne narzędzia, które pozwolą nam działać skutecznie. Z drugiej strony budowanie wspólnego rozumienia dla terminu zarządzanie zmianą pozwala lepiej porozumiewać się z klientów z dostawcami oraz precyzować potrzebny w danej sytuacji zakres działań.
Jaka jest Twoja definicja zarządzania zmianą?
Take away:
1) Nie każda zmiana wymaga technik „zarządzania zmianą”. Czasem zmiana wymaga bardziej działań PR-owych, budowania zespołu, integracji.
2) Perspektywę zarządzanie zmianą warto przyjąć w przy okazji każdego większego projektu.
3) Dobór narzędzi i działań będzie w każdym przypadku inny zależny, od skali, złożoności projektu, oraz kultury organizacji.
コメント